¿Cómo implementar el teletrabajo con éxito en tiempos de crisis? 10 consejos para virtualizar rápidamente su espacio de trabajo

Olivier AZAN NewsES

Hay circunstancias que obligan a las empresas a implementar el teletrabajo por un tiempo, por ejemplo crisis sanitarias como el coronavirus, movimientos sociales, huelgas o eventos climáticos extremos. En estos casos los equipos tienen que organizarse a toda prisa y la tarea puede resultar complicada para aquellos que nunca han teletrabajado.

Más allá del aspecto normativo y de los instrumentos que se utilicen, la implementación del teletrabajo implica una forma distinta en la gestión de los RRHH.

Si su empresa se ve obligada a implementar rápidamente el trabajo a distancia, aquí tiene 10 recomendaciones que le permitirán crear de forma fáci y en poco tiempo un espacio de trabajo virtual y colaborativo.

Tixeo Virtaul OpenSpace

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1. Defina un marco jurídico

En circunstancias normales, la implementación del teletrabajo en la empresa requiere un acuerdo entre el empleado y su empleador, este acuerdo es suficiente en virtud de la ley pues el código laboral da la posibilidad de formalizar este acuerdo libremente, por cualquier medio oral o escrito. En caso de fuerza mayor, como en el caso de una epidemia, la empresa puede imponer el teletrabajo a sus empleados.

2. Ponga a disposición de sus empleados herramientas de colaboración

La prioridad es, en primer lugar, la implementación de una VPN segura (Virtual Red Privada) permitiendo a todos sus empleados acceder a la red privada de la compañía a través de una conexión segura a Internet. Los miembros de su equipo también necesitan acceder remotamente al servidor del sistema de correo electrónico de su empresa mediante el uso de un webmail. Finalmente, la instalación de una plataforma de intercambio de archivos también es importante. Además de estas herramientas, se pueden añadir soluciones de comunicación asíncrona (wiki, blogs corporativos, etc.)

3. Opte por una solución de videocolaboración avanzada

Otra prioridad cuando un equipo de trabajo ha de trabajar en remoto, es que puedan tener la misma sensación de cercanía que proporciona el trabajo presencial. Por esta razón, es esencial el uso de una herramienta de videoconferencia fiable, fácil de desplegar y de usar, con una amplia variedad de funciones de colaboración, como compartir pantalla, aplicaciones, transferir documentos, chat grupal y mensajería colaborativa. Para ir más allá, Tixeo propone su función de videocolaboración avanzada, TixeoFusión, que permite combinar varios grupos de discusión dentro del mismo espacio de videocolaboración. La aplicación Tixeo es rápida de instalar y proporciona una sensación realista y similar a estar compartiendo un espacio de trabajo presencial.

Gestion et cellule de crise avec TixeoFusion

4. Permanezca conectado durante toda la jornada laboral al espacio de trabajo virtual

Mantenerse en contacto es esencial para sus equipos cuando se embarcan en el teletrabajo. Para poder interactuar a distancia de la misma forma que en la oficina, es necesario establecer una relación audiovisual contínua con todo el equipo. El modo de videocolaboración avanzada TixeoFusion responde a esta necesidad y optimiza las comunicaciones entre los diferentes miembros del equipo, creando un verdadero espacio colaborativo virtual, siendo posible hablar sólo con ciertas personas sin molestar a las demás e incluso optar por trabajar aislado pero conectado al equipo.

5. No es necesario cambiar de hábitos

Una vez que su espacio de trabajo se ha desmaterializado, es importante aplicar las mismas normas y hábitos de la oficina, en particular los relativos a los horarios de trabajo. Es importante respetar los derechos a la desconexión digital y a la privacidad de los empleados fuera del horario laboral. Es importante que los empleados se conecten y desconecten del espacio colaborativo virtual siguiendo los mismos horarios que se seguían cuando iban a trabajar a la oficina.

6. Confie en sus empleados

No intente controlar a sus empleados, la confianza es la piedra angular de una colaboración exitosa, especialmente cuando se trata de trabajar a distancia. Es necesario dar suficiente autonomía a los miembros de su equipo y de este modo conseguirá un mayor compromiso e involucración con la empresa.

7. La comunicación es muy importante

Incluso si su tiempo es limitado, es esencial explicar a su equipo cómo se va a trabajar en remoto: comunique con pedagogía la nueva forma de trabajar, forme a su equipo en las nuevas tecnología a utilizar y practique la escucha activa. Anuncie también por adelantado a sus clientes y socios su nueva forma de operar, pudiendo beneficiarse ellos también.

Videoconference Tixeo

8. No olvide la convivialidad

La empresa es un lugar de intercambio y relaciones sociales. Cada mañana en cuando te conectes al nuevo espacio de trabajo virtual, actúa de la misma manera como hacías en la oficina en torno a la máquina de café. A medida que el día avanza, ten momentos de discusión conviviales con el resto de compañeros, el espíruto de equipo crece a pesar de la distancia, evitando la sensación de aislamiento que se puede dar cuando se teletrabaja, especialmente si es impuesto por una situación de crisis.

9. Proteja siempre la confidencialidad de los datos y las comunicaciones

La introducción apresurada del teletrabajo no debería eclipsar los riesgos que este tipo de colaboración puede suponer para las empresas. Cuando los empleados están dispersos en diferentes lugares, la seguridad debe ser objeto de una atención especial. Por lo tanto, es imperativo trabajar con las soluciones más fiables del mercado. Una VPN segura es un prerrequisito, así como una nube privada. La solución de videocolaboración Tixeo ofrece un cifrado de extremo a extremo de las comunicaciones (vídeo, audio y datos)
datos) sin importar el número de empleados conectados. Además Tixeo es la única solución de videocolaboración del mercado que está certificada y cualificada
por la Agencia Nacional para la Seguridad de los Sistemas de Información (ANSSI).

logo ANSSIPara saber más sobre el tema de la seguridad, descargue el catálogo soluciones calificadas por la ANSSI:
https://www.ssi.gouv.fr/uploads/2018/01/catalogue_solutions_qualifiees_anssi.pdf

10. Haga un balance de las ventajas para la empresa y los empleados

Una vez que el período de crisis haya terminado, puede valer la pena evaluar la implementación del teletrabajo y obtner feedback de la experiencia de los empleados. Durante la fase de teletrabajo, es probable que sus empleados hayan ganado en calidad de vida y no hayan perdido tiempo en desplazamientos a la oficina, por lo que muchos se habrán sentido menos estresados y en consecuencia mucho más productivos, también debido a una mejor comunicación dentro de su organización.
Estas son razones de peso por las que algunas empresas deciden virtualizarse completamente tras haber experimentado el impacto positivo en la cuenta de resultados. Además al adoptar definitivamente el teletrabajo, la organizaciones pueden disfrutar de otros beneficios, como la reducción de gastos estructurales (alquiler de oficinas, gastos de viaje), la disminución de la rotación de personal, o la capacidad de contratar a los mejores independientemente de donde vivan.

 


La función de videocolaboración avanzada TixeoFusion, permite combinar múltiples grupos de discusión dentro de un equipo numeroso de trabajo. Los participantes se comunican con total seguridad dentro del mismo espacio sin molestar a los participantes fuera de su grupo de discusión. Las interacciones se optimizan y permiten que equipos grandes puedan trabajar eficientemente a distancia. TixeoFusion proporciona una sensación similar al encuentro cara a cara e incrementa el compromiso de los empleados, garantizando la completa confidencialidad de las comunicaciones (video, audio y datos).

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