Déployer le télétravail en temps de crise : 10 conseils pour virtualiser rapidement votre espace de travail

Olivier AZAN NewsFR

Certaines circonstances imposent aux entreprises de recourir temporairement au travail à distance. En cas de crise sanitaire majeure, de mouvements sociaux importants ou d’épisodes météorologiques exceptionnels, les équipes doivent s’organiser dans l’urgence. La tâche peut s’avérer compliquée pour celles et ceux qui n’ont jamais fait l’expérience du télétravail.

Au-delà de l’aspect règlementaire et des outils à utiliser, la mise en place d’une telle organisation implique de faire évoluer son regard sur la façon de gérer ses équipes.
Si vous devez rapidement généraliser le travail à distance, voici 10 recommandations qui vous permettront de créer simplement et en peu de temps votre open-space virtuel.

Tixeo Virtaul OpenSpace

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1. Définissez un cadre légal

En situation normale, l’instauration du télétravail dans une société nécessite une charte ou un accord d’entreprise. Un accord entre un salarié et son employeur est néanmoins suffisant au regard de la loi pour instaurer le télétravail ; le code du travail donne la possibilité de formaliser cet accord librement, par tout moyen oral ou écrit. Un avenant au contrat de travail n’est pas nécessaire.
A noter : en cas de force majeure, comme dans le cas d’une épidémie, la loi peut imposer le télétravail à l’entreprise et à ses collaborateurs.

2. Mettez à disposition les bons outils de collaboration

La priorité est tout d’abord la mise en place d’un VPN sécurisé (Virtual Private Network) permettant à tous vos collaborateurs d’accéder au réseau local de l’entreprise via une connexion internet sécurisée. Les membres de votre équipe doivent également accéder à distance au serveur de messagerie de votre entreprise via l’utilisation d’un webmail. Enfin, l’installation d’une plateforme d’échange de fichiers peut être également envisagée. A ces outils peuvent s’ajouter des solutions de communication asynchrone (wiki, blogs d’entreprise, etc.)

3. Optez pour une solution de vidéo-collaboration adaptée

Autre priorité dans une relation à distance entre collaborateurs : retrouver un ressenti proche de celui que procure un environnement de travail réel. Pour cette raison il est indispensable que vous utilisiez un outil de visioconférence fiable, simple à déployer et doté de nombreuses fonctionnalités de collaboration, comme le partage de bureaux et de documents, le transfert de fichiers ou encore la messagerie instantanée. Pour aller plus loin, Tixeo propose sa fonctionnalité de vidéo-collaboration avancée, TixeoFusion, qui permet de combiner plusieurs groupes de
discussion au sein d’un même espace de vidéo-collaboration. La solution Tixeo est rapide à installer et procure un ressenti réaliste proche d’une réunion en présentiel.

Gestion et cellule de crise avec TixeoFusion

4. Restez connecté en continu à votre open-space virtuel

Garder le contact est essentiel pour vos équipes qui s’initient au télétravail. Afin de retrouver les interactions que vous aviez dans vos bureaux il est donc conseillé d’envisager une relation audiovisuelle continue au sein de vos équipes. Le mode de vidéo-collaboration TixeoFusion répond à ce besoin et optimise les communications entre les différents membres d’une équipe, créant ainsi un véritable open-space virtuel. Dans une même visioconférence il est ainsi possible de ne parler qu’à certains participants sans déranger les autres et même choisir de s’isoler pour travailler au calme en étant connecté à son équipe.

5. Ne changez pas vos habitudes

Une fois votre espace de travail dématérialisé, il est important de continuer à appliquer les règles et habitudes du bureau, notamment celles liées aux horaires de travail. Dans ce contexte, faites respecter les droits à la déconnexion et à la vie privée. Dans les faits, invitez vos collaborateurs à rejoindre et à quitter votre open-space virtuel à des horaires déterminés comme vous le feriez au bureau.

6. Faites confiance à vos collaborateurs

Contrôler ses collaborateurs en temps réel : vous n’y pensez même pas. La confiance est la clé de voûte d’une collaboration réussie, particulièrement quand il s’agit de télétravail. En généralisant le travail à distance, vous donnez forcément plus d’autonomie aux membres de votre équipe qui s’impliquent souvent davantage dans leur mission et dans la vie de l’entreprise.

7. Communiquez

Même si votre temps est compté, il est essentiel de bien expliquer à vos équipes la façon dont vous allez collaborer à distance : communiquez avec pédagogie sur la future organisation, formez sur les nouveaux outils et surtout restez à l’écoute. Annoncez aussi en amont à vos clients et partenaires votre nouveau mode de fonctionnement auquel ils pourront facilement s’adapter voire même adopter.

Videoconference Tixeo

8. Misez sur la convivialité

L’entreprise est un lieu d’échange et de relations sociales qu’il faut absolument préserver dans votre nouvelle organisation. Chaque matin, à votre arrivée, n’hésitez pas à vous retrouver comme vous le feriez autour de la machine à café. Au fil de la journée, laissez des moments de discussion libres et conviviaux. En entretenant une telle relation, vous éviterez à vos collaborateurs la sensation d’isolement qu’ils pourraient rencontrer dans le cadre d’une organisation à distance, surtout si celle-ci est imposée par une situation de crise.

9. Assurez toujours la confidentialité des données et des communications

La mise en place précipité du télétravail ne doit pas occulter les risques que ce type de collaboration peut faire subir aux entreprises. Quand les collaborateurs sont répartis dans différents lieux, la sécurité doit être optimale et faire l’objet d’une attention particulière. Il est donc impératif de déployer les solutions les plus fiables du marché. Comme énoncé auparavant, un VPN sécurisé est indispensable ainsi qu’un cloud propre à l’entreprise. De même, la confidentialité des communications ne doit pas être négligée. La solution de vidéo-collaboration Tixeo intègre par exemple
un chiffrement de bout-en-bout de communications (vidéos, audios et data) quel que soit le nombre de collaborateurs connectés. C’est d’ailleurs l’unique solution de visioconférence du marché à être certifiée et qualifiée par l’Agence nationale de la sécurité des systèmes d’information (ANSSI).

logo ANSSIPour aller plus loin sur le sujet de la sécurité, téléchargez le catalogue des solutions qualifiées par l’ANSSI :
https://www.ssi.gouv.fr/uploads/2018/01/catalogue_solutions_qualifiees_anssi.pdf

10. Faites un bilan pour votre entreprise et vos salariés

Une fois la période de crise passée, il peut être intéressant de dresser un bilan sur la mise en place temporaire de cette organisation à distance et d’analyser les retours d’expérience de vos équipes. Durant cette phase de télétravail, vos collaborateurs n’auront pas subi les pertes de temps liées au transport et gagneront même en confort et qualité de vie, ce qui favorisera ainsi une baisse notable de leur stress. Il est probable que cela aura pour conséquence une augmentation des gains de productivité, également due à une meilleure communication au sein de votre organisation.
C’est d’ailleurs l’une des principales raisons qui poussent un nombre croissant d’entreprises à virtualiser intégralement leur open-space et à généraliser ainsi le télétravail. En adoptant définitivement cette pratique, les organisations peuvent profiter d’autres bénéfices comme la réduction des frais structurels (locations de bureaux, frais de déplacements), la baisse des arrêts-maladie et du turn-over ou encore la capacité à recruter sur une large zone géographique.

 


La fonctionnalité de video-collaboration avancée TixeoFusion, permet de combiner plusieurs groupes de discussion dans un espace unique de visioconférence. Les participants communiquent ainsi en toute sécurité au sein d’un même espace sans déranger les participants extérieurs à leur groupe. Les interactions sont optimisées et permettent aux grandes équipes de travailler efficacement à distance. TixeoFusion procure un ressenti proche d’une réunion en présentiel et suscite ainsi l’engagement des collaborateurs tout en garantissant une parfaite confidentialité des communications (vidéos, audios & data). Pour un groupe de projet ou pour la gestion d’une équipe en télétravail, TixeoFusion remplace au quotidien le traditionnel open-space.

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