Una videoconferencia no se improvisa. Al igual que una reunión presencial, una reunión en línea debe prepararse. Para asegurarse de que se desarrolla en las mejores condiciones posibles, estas son las seis preguntas que debe hacerse antes de comenzar.
1. ¿Estoy en un lugar adecuado?
Es importante disponer de un espacio de trabajo cómodo y apropiado para la videoconferencia. En primer lugar, debe evitar colocarse de espaldas a una ventana. El contraluz interferirá en la calidad del vídeo. Aunque tenga una cámara web HD o 4K, si hay demasiada luz, se activará un mecanismo de adaptación que degradará considerablemente la calidad de la imagen. Lo mismo ocurre si no tiene suficiente luz.
Por lo tanto, lo ideal es colocarse frente a una ventana o una fuente de luz suficiente.
2. ¿Está bien configurado mi equipo de videoconferencia?
Si comienza su reunión en línea y su cámara web, su altavoz o su micrófono (¡o los tres!) no están disponibles, se trata probablemente de un problema de configuración. En la configuración de su software de videoconferencia, compruebe que se ha seleccionado su hardware para su uso.
3. ¿Es correcto mi vídeo?
Una vez que esté bien instalado y su equipo esté configurado correctamente, es importante que compruebe el encuadre de su cámara web antes de entrar en la videoconferencia.
Para disfrutar de una buena calidad de vídeo, las prestaciones de las cámaras web de los ordenadores son a veces insuficientes. La mejor opción es invertir en una cámara web externa de alta resolución.
Cámara web, auriculares, micrófono... ¿Qué equipo se necesita para una videoconferencia eficaz?
4. ¿Me escuchan correctamente mis interlocutores?
Por supuesto, después de la imagen viene el sonido. En una videoconferencia, suele ocurrir que un interlocutor quiere hablar pero nadie le oye. Para evitarlo, no olvide comprobar que no está silenciado antes de unirse a la reunión en línea.
Si tiene auriculares, tenga en cuenta que el micrófono nunca se coloca justo delante de la boca, sino ligeramente por encima o por debajo. De este modo se evita el sonido, a menudo desagradable, de los silbidos y resoplidos de los participantes en la videoconferencia.
Si tiene un micrófono externo sobre la mesa, asegúrese de que no está conectado al ordenador, ya que puede producir ruido del ventilador o al teclear. Tampoco es aconsejable colocarlo cerca de una fuente potencial de ondas, como un teléfono.
Por último, si hay algún ruido extraño o eco, tenga en cuenta que la persona que lo genera no puede oírlo. Para identificar la fuente, lo mejor es preguntar quién no oye el ruido.
5. ¿Mi conexión a Internet es lo suficientemente potente?
La videoconferencia suele requerir una alta velocidad de Internet y una conexión de fibra. Los flujos de vídeo consumen mucho ancho de banda: si su conexión a Internet es insuficiente, experimentará una alta latencia o interrupciones en su reunión en línea.
Por lo tanto, prefiera siempre redes de cable, que tienen un flujo continuo, a una conexión wifi que puede ser fácilmente perturbada por otras ondas (y también menos segura).
Además, Tixeo propone la tecnología SVC on Demand, que tiene en cuenta la calidad de la red, el rendimiento de la CPU y el tamaño de las ventanas de sus interlocutores para garantizar la estabilidad de sus videoconferencias.
6. Voy a tratar asuntos confidenciales durante mi reunión en línea: ¿es seguro mi software de videoconferencia?
Procure no hablar de ciertos temas confidenciales si no está seguro del nivel de seguridad de su software.
La mayoría de los programas de videoconferencia exponen a los usuarios a riesgos de espionaje informático. Aunque algunos afirman cifrar las comunicaciones, por lo general se trata simplemente de cifrado de enlaces SRTP (Secure Real-time Transport Protocol). En pocas palabras, esta tecnología solo cifra los flujos que circulan entre el usuario y el servidor de comunicación. Por lo tanto, permite a los piratas informáticos acceder a los datos descifrados que pasan por el servidor.
Además, la seguridad de una videoconferencia debe tenerse en cuenta desde el diseño del software. Tixeo, solución de videoconferencia segura y Secure by Design, ha diseñado su arquitectura para permitir un verdadero cifrado de extremo a extremo de las comunicaciones, independientemente del número de participantes de una reunión en línea. Cifra todos los flujos de audio, vídeo y datos, y evita cualquier riesgo de espionaje.
[¿Cómo funciona?] Cifrado de extremo a extremo
Como para cualquier uso digital, se recomienda encarecidamente utilizar una tecnología cuya seguridad haya sido verificada: desde 2017, Tixeo es la única solución de videoconferencia certificada y cualificada por la ANSSI.
Por último, además del nivel de seguridad de su software de videoconferencia, evite utilizar una conexión pública a Internet cuando hable de temas confidenciales, para limitar los riesgos de escuchas y piratería.