Retour au télétravail généralisé vu par Tixeo
Par Renaud Ghia, CEO Tixeo
En annonçant un reconfinement lors de son discours ce mercredi 28 octobre, Emmanuel Macron a, de fait, relancé le recours massif au télétravail pour lutter contre la propagation du coronavirus. Il redevient obligatoire pour les travailleurs, salariés ou indépendants qui peuvent exercer leur activité à distance.
Alors que pour certaines entreprises la mise en place rapide du télétravail en mars dernier a été un crash test qu’elles préfèreraient ne pas revivre, pour d’autres elle a été une révélation.
A la rentrée, certaines entreprises ont en effet décidé de prolonger l’expérience, de façon ponctuelle ou régulière tandis ce que 70% des salariés ont préféré ou ont été incités à revenir au bureau 5 jours sur 5 comme le montre l’enquête de la Dares publiée le 26 octobre 2020, qui a interrogé les entreprises de 10 salariés ou plus du secteur privé non agricole entre le 30 septembre et le 13 octobre 2020, sur leur situation et les conditions d’emploi de la main-d’œuvre en septembre.
Pour des entreprises qui n’avaient jamais télétravaillé auparavant, cette organisation a pu être compliquée et difficile à mettre en place : équiper les collaborateurs avec des outils de collaboration à distance, organiser des visioconférences, garder la cohésion d’équipe, arriver à faire confiance, ne pas trop contrôler… tant de paramètres à prendre en compte pour les managers qui souhaitaient que tout se déroule au mieux. La priorité pour les entreprises était de dématérialiser l’espace de travail et de mettre à disposition des solutions de collaboration à distance. Ce que la majorité d’entre elles ont réussi à faire avec plus ou moins d’agilité et qui leur permet aujourd’hui de se concentrer sur la gestion de leurs équipes.
Cependant, l’élément principal que la plupart des managers ont eu tendance à négliger, c’est qu’adopter une organisation en télétravail nécessite impérativement de conserver ses habitudes et les liens quotidiens qui unissent les membres d’une équipe.
Pour télétravailler efficacement sans que les collaborateurs perdent leurs repères, il est primordial de continuer à appliquer les règles et habitudes du bureau, notamment celles liées aux horaires de travail, en les invitant à rejoindre et à quitter un open-space virtuel par exemple, ou à se connecter à leur ordinateur à des horaires déterminés comme ils le feraient au bureau. Ainsi, on respecte la frontière entre vie personnelle et professionnelle, tout en formalisant le droit à la déconnexion.
Rester connectés pour éviter l’isolement et renforcer la cohésion d’équipe…
Selon une étude de perception Ifop sur l’impact de la crise sur toutes les dimensions de la santé au travail réalisée auprès d’un échantillon représentatif de 3504 salariés d’entreprises du secteur privé du 19 juin au 15 juillet 2020 par le Comptoir de la nouvelle entreprise de Malakoff Humanis, un salarié sur cinq a déclaré se sentir plus fortement isolé pendant la crise.
En effet, de nombreuses personnes se sont senties délaissées, démotivées et seules face à leur ordinateur. Une seule réunion le matin ou le soir pour faire le point avec son équipe n’est pas suffisante pour garder une cohésion d’équipe et ne fait qu’isoler les collaborateurs le reste du temps ; c’est d’ailleurs la principale erreur que la plupart des entreprises ont commis dans le déploiement soudain de leur organisation en télétravail. Il est important de conserver un contact en continu tout au long de la journée pour éviter cette sensation de solitude et garder un sentiment.
D’appartenance au groupe. L’entreprise est un lieu d’échange et de relations sociales qu’il faut absolument préserver dans cette nouvelle organisation, à fortiori si l’on envisage de faire du télétravail sur le long terme.
À l’image de la pause-café, les collaborateurs ont besoin de moments de discussion informels et conviviaux pour se motiver, s’entraider et garder un esprit d’équipe. Un open-space virtuel offrant aux collaborateurs la possibilité de rester connectés et d’échanger ensemble tout au long de la journée est l’un des exemples de solutions pour permettre aux collaborateurs d’être ensemble, même éloignés.
… Grâce à une solution de vidéo-collaboration adaptée et sécurisée
Pour certaines entreprises, le choix des outils de collaboration pendant le confinement a dû se faire dans l’urgence et sans prendre réellement le temps d’identifier leurs besoins et problématiques. Cela peut par exemple expliquer les problèmes d’isolement ou encore les attaques informatiques qui se sont amplifiées durant cette période critique.
Pour retrouver un ressenti proche de celui que procure un environnement de travail réel, il est indispensable de choisir un outil de visioconférence fiable, facile à utiliser, simple à déployer, et doté de nombreuses fonctionnalités de collaboration, comme le partage de bureaux et de documents, le transfert de fichiers ou encore la messagerie instantanée.
L’augmentation exponentielle des attaques et les mauvaises pratiques constatées en télétravail lors du confinement ont pris par surprise la plupart des responsables informatiques français, selon l’étude « When the World stayed Home » publiée par Tanium et menée auprès de plus d’un millier de dirigeants (CEO, CIO/DSI, CTO) de moyennes et grandes entreprises aux États-Unis, au Royaume-Uni, en Allemagne et en France (250 personnes) sur les semaines de confinement au plus fort de la pandémie mondiale.
La mise en place du télétravail ne doit pas occulter les risques que ce type de collaboration peut faire subir aux entreprises comme par exemple l’espionnage industriel. Il est essentiel de s’informer régulièrement sur la protection de son système d’information. Quand les collaborateurs sont répartis dans différents lieux, la sécurité doit être optimale et faire l’objet d’une attention particulière. Un VPN sécurisé est indispensable ainsi qu’un cloud propre à l’entreprise.
Tant pour des raisons de conformité au RGPD que pour la sécurité de l’entreprise et celle de ses clients, il est conseillé de déployer les solutions les plus fiables et sécurisées du marché, et particulièrement celles labellisées par l’Agence nationale de la sécurité des systèmes d’information (ANSSI). Une telle stratégie offre une protection des données sensibles qui représentent une cible de choix pour les pirates informatiques en raison de leur valeur économique.
De même, la confidentialité des communications ne doit pas être négligée. Les solutions qui proposent un chiffrement de bout-en-bout des communications (vidéos, audios et data) quel que soit le nombre de collaborateurs connectés sont à privilégier, elles permettent uniquement à l’émetteur et au(x) récepteur(s) de déchiffrer ces données sans aucune phase de déchiffrement entre les correspondants. Il doit empêcher toute écoute électronique y compris par les fournisseurs de télécommunications, d’accès Internet et même par l’éditeur de solution de visioconférence. Ainsi, personne n’est en mesure d’accéder aux clés de chiffrement nécessaires pour déchiffrer la conversation.
La période de confinement du printemps a été pour les entreprises un premier test qui leur a permis de prendre du recul sur les bonnes pratiques à adopter dans de telles circonstances. Compte tenu de cette expérience, elles vont pouvoir affronter la difficile période à venir avec davantage d’expertise et de maîtrise dans l’organisation du travail à distance. Une fois les jours meilleurs revenus, il ne serait pas surprenant que certaines d’entre-elles adoptent ce modèle définitivement.