Tribune de Renaud Ghia, Président de Tixeo
Ces deux dernières années, le télétravail est devenu la réponse à toutes sortes de situations. Pour le déployer, la tentation de maximiser l’utilisation d’outils de visio collaboration est grande. Mais les risques sont élevés pour l’entreprise.
Visio collaboration : des participants dans la confusion
Le travail en mode hybride, mêlant présentiel et distanciel, est la nouvelle norme en entreprise. Deux jours par semaine sont effectués à distance par les salariés en moyenne (selon le Boston Consulting Group et l’Association Nationale des Directeurs des Ressources Humaines) mais un phénomène mérite notre attention.
Une étude menée par Sharp auprès de plus de 6 000 employés de PME à travers l’Europe a été publiée en mars dernier. Elle révèle que 47 % des participants aux réunions hybrides déplorent la multiplication des solutions de visio collaboration dans les entreprises. Ils considèrent même l’emploi de ces différents outils comme une source de confusion.
Un fléau dans les organisations
La transformation rapide et transversale des entreprises entraîne une réelle difficulté d’assimilation dans les organisations. Ainsi, il n’est pas rare d’assister à une mauvaise utilisation des outils de visio collaboration voire à l’utilisation de solutions externes et non autorisées. Ces pratiques mettent pourtant en danger toute l’organisation.
La démarche est parfois volontaire de la part des salariés. Elle peut même être due à d’un défaut de performance, de rapidité et de simplicité des outils proposés en interne ou à une absence de directive claire.
Premier risque : un ras-le-bol des salariés
Les salariés peuvent très vite se sentir démotivés face à cette multiplication des outils de visio collaboration. D’après cette même étude Sharp, les employés européens rencontrent des difficultés avec les technologies utilisées pour les réunions. Au quotidien, cela suscite des inquiétudes quant à la capacité des salariés à se connecter et à collaborer en télétravail.
Deuxième risque : l’utilisation d’outils de visio collaboration non sécurisés
Toute entreprise possède des données qu’elle ne souhaite pas partager en externe. Mais ces données sont pourtant présentes dans des échanges en visioconférence et sur des applications de messageries. En utilisant plusieurs solutions de visio collaboration ou de messageries non chiffrées et non autorisées par l’entreprise, le collaborateur prend le risque de faire fuiter les données sensibles de son organisation.
Pour éviter ce genre de situation, l’entreprise devra sélectionner rigoureusement les solutions de visioconférence à déployer. Celles-ci doivent fournir aux collaborateurs un haut niveau de performance et de sécurité (avec un chiffrement de bout en bout), mais également une facilité d’utilisation, afin de leur éviter de chercher des alternatives.
L’ANSSI (Agence nationale de la sécurité des systèmes d’information) aide notamment les organisations dans cette démarche, en garantissant des solutions fiables et sécurisées via le système de « Visa de sécurité ». Alors que le télétravail s’est pérennisé, il est également important d’enregistrer et contrôler tous les appareils et outils utilisés par les collaborateurs. Leur conformité et leur sécurité devront être vérifiés et des règles claires devront être établies sur l’utilisation des données de l’entreprise et des applications.
Quelques conseils pour optimiser la collaboration à distance
Communiquer sur les bonnes pratiques du télétravail
L’entreprise peut organiser des séminaires ou des cours en ligne pour expliquer le fonctionnement et les bonnes pratiques de la collaboration à distance. La priorité reste le contact humain : il est donc nécessaire d’y retrouver un ressenti proche de celui que procure un environnement de travail réel.
Choisir un seul outil de visio collaboration
Il est également indispensable d’utiliser un seul outil de visio collaboration fiable. Celui-ci doit être facile à déployer et doté de nombreuses fonctionnalités (partage de bureaux et de documents, transfert fichiers, messagerie instantanée…). Les membres d’une équipe peuvent alors se retrouver depuis leur domicile en utilisant un seul outil, sans devoir jongler d’une solution à une autre tout au long de la journée. En facilitant la collaboration à distance, l’entreprise s’assure de maintenir les collaborateurs motivés et conserve une vraie cohésion d’équipe.
Sensibiliser les équipes pour renforcer la sécurité des infrastructures
Il est crucial pour les entreprises de sensibiliser les salariés aux questions de confidentialité des échanges. La différence doit être faite entre des informations sensibles et d’autres qui le sont moins. Cette nuance permettra de déterminer l’outil le plus adapté. Les utilisateurs devront également être correctement formés à l’outil de visio collaboration choisi. Ce type de formation va souvent de pair avec une sensibilisation à la cybersécurité et à l’hygiène informatique ainsi qu’à la gestion des données personnelles. Objectif : assurer un strict respect du RGPD.
Le secteur des logiciels SaaS connaît une vraie dynamique et devrait passer de 145,5 milliards de dollars à 172 milliards de dollars en 2022 (Statista). Les solutions vont continuer de se multiplier dans les entreprises : il est donc urgent de mettre en place une véritable structure de gouvernance et une stratégie d’accompagnement des collaborateurs dans ce changement.