Politique de confidentialité

Cette politique de confidentialité a pour objectif de vous expliquer clairement comment Tixeo recueille et utilise vos informations à caractère personnel lorsque vous interagissez avec nous dans le cadre de l’utilisation de nos services (TixeoCloud et TixeoPrivateCloud) et de notre site Web. Elle a également pour mission de vous informer sur vos droits et sur les choix qui s’offrent à vous concernant l’accès et le contrôle de vos données personnelles.

À tout moment, nos activités, services et fonctionnalités peuvent être amenés à changer. Ainsi, il peut être parfois nécessaire pour Tixeo d'apporter des modifications à cette politique. Tixeo se réserve le droit de mettre à jour ou de modifier cette politique à tout moment. Nous vous invitons à consulter régulièrement cette politique afin de connaître les éventuelles modifications qui pourraient y être apportées.

1. Définitions

  • « Politique » : réfère à la présente politique de confidentialité
  • « Tixeo», « Nous », « Notre » : réfère à Tixeo SARL
  • « Vous» « Votre » l’« utilisateur » le «participant » : réfère à toute personne utilisant nos services ou interagissant avec eux de toute autre manière
  • « Service», « Services » : réfère aux services de visioconférence « TixeoCloud » et « TixeoPrivateCloud »
  • « Client», « Entreprise cliente » : réfère à une organisation liée contractuellement à Tixeo dans le cadre de l’utilisation du service
  • « Prospect» : réfère à une organisation non-liée contractuellement à Tixeo mais entretenant une interaction (utilisation du service, correspondance, communication)
  • « Administrateur» : Personne ou entité en charge du déploiement du service pour le client ou au sein de l’entreprise cliente. L’administrateur est notamment habilité à déployer et à mettre à disposition les comptes-organisateurs auprès des collaborateurs désignés au sein de l’entreprise cliente
  • « Compte organisateur», « organisateur » : personne disposant d’une licence permettant l’organisation et la planification de réunions en visioconférence Tixeo
  • « RGPD » : Règlement général sur la protection des données

2. Comment collectons-nous les données personnelles ?

Service

Nous recueillons vos informations et données personnelles lorsque vous nous les fournissez volontairement dans le cadre de l’utilisation du service.

Cela peut se produire :

  • Lorsque vous créez votre compte après avoir été invité à une visioconférence Tixeo par un organisateur de réunion
  • Lorsque vous organisez une visioconférence
  • Lorsque vous vous inscrivez sur notre site internet pour bénéficier d’une période d’essai gratuite de la solution
  • Lorsque vous remplissez l’un des différents formulaires présents sur notre site internet (demande de contact, demande de démonstration et demande de livre-blanc)
  • Lorsque vous soumettez une demande de support technique

Nous recueillons également les informations générées par l’organisation des réunions auxquelles vous participez (métadonnées) et/ou que vous avez vous-même organisé.

Relation contractuelle

Nous pouvons également recueillir vos informations et données personnelles si vous êtes amené à représenter une entreprise cliente ou un prospect de Tixeo.

Site internet

Nous procédons au recueil d’informations lorsque vous visitez notre site web et utilisez nos services et applications ; nous utilisons un service d'analyse tiers appelé Google Analytics pour recueillir, analyser et comptabiliser les mesures concernant les visites de sites web. Les analyses collectées nous aident à déterminer de nombreux éléments, notamment le nombre de visiteurs dans le temps, la localisation géographique (commune), les périodes de forte et de faible fréquentation, les pages les plus fréquentées et d'autres données utiles. La société traite les données de manière à garantir que l'identité individuelle n'est pas stockée, et procède uniquement à des mesures anonymes. En outre, il est interdit à Google de déterminer ou de tenter de déterminer l'identité des personnes qui visitent nos sites web

3. Quelles sont les données que nous recueillons ?

La collecte de certaines données, particulièrement sensibles, est strictement encadrée par le RGPD et requiert une vigilance particulière. Tixeo ne recueille ainsi aucune de ces données révélant l'origine prétendument raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques ou l'appartenance syndicale des personnes, des données génétiques et biométriques, des données concernant la santé, la vie sexuelle ou l’orientation sexuelle des personnes, des données relatives aux condamnations pénales ou aux infractions, ainsi que du numéro d'identification national unique (NIR ou numéro de sécurité sociale).

Données personnelles

Nous recueillons les données que vous nous fournissez au cours des interactions que nous entretenons avec vous dans le cadre de notre service. Ces données sont les suivantes :

Pour tous les utilisateurs :

  • Nom
  • Prénom
  • Adresse email

Pour les utilisateurs faisant une demande de contact, de démonstration ou représentant un prospect dans le cadre d’une demande d’évaluation gratuite :

  • Nom
  • Prénom
  • Adresse email
  • Numéro de téléphone professionnel
  • Nom de l’entreprise représentée

Pour les personnes désignées comme interlocuteur habilité à représenter une entreprise cliente (dans le cadre d’une relation contractuelle) ou un prospect (dans le cadre de la mise en place d’une éventuelle relation contractuelle) :

  • Nom
  • Prénom
  • Adresse email
  • Numéro de téléphone mobile professionnel
  • Numéro de téléphone fixe professionnel
  • Nom de l’entreprise représentée
  • Fonction au sein de l’entreprise

Métadonnées

L’organisation d’une réunion à laquelle vous êtes ou avez été invité (ou que vous avez organisé) génère les informations suivantes :

  • Date de la réunion
  • Heure de la réunion (début)
  • Durée de la réunion
  • Intitulé de la réunion
  • Liste des participants
  • Adresse du serveur de réunion
  • Journal répertoriant vos connexions et déconnexions (comprenant les adresses IP)

4. Pourquoi et comment utilisons-nous les données personnelles ?

Tixeo a pour objectif de vous offrir la meilleure expérience de visioconférence et de vidéo-collaboration sécurisées. Les données personnelles que nous recueillons sont nécessaires à la mise à disposition, l'organisation et l’optimisation du service que nous proposons. Ainsi nous utilisons vos données personnelles pour les raisons suivantes :

  • Créer votre compte Tixeo
  • Vous connecter à votre compte Tixeo afin de vous donner accès au service
  • Communiquer avec vous (par email, téléphone ou par visioconférence Tixeo)
  • Répondre à vos demandes d’assistance
  • Générer des statistiques mises ensuite à disposition du client via son compte administrateur
  • Nous fournir les informations nécessaires aux opérations de maintenance grâce notamment à la surveillance de nos centres de données et de nos réseaux
  • Générer un historique de réunions nécessaires aux clients (administrateur)
  • Permettre au client de retrouver les personnes ayant assistés à une réunion
  • Répondre à toute personne souhaitant rejoindre Tixeo

Durant l’utilisation du service, certaines informations comme votre prénom, votre nom, votre image et votre voix peuvent être divulguées aux autres participants via les différentes fonctionnalités mise à disposition par le service. De même si vous envoyez un message, transférez un fichier ou partagez du contenu, celui-ci peut être consulté par les autres personnes participant à la réunion ou à la conversation.

Tixeo n’est pas responsable des images, sons, documents, textes partagés par les participants au cours d’une réunion. Les participants peuvent ainsi accéder à des informations susceptibles de contenir les informations personnelles des autres participants voire même de personnes extérieures à la réunion.

Votre administrateur ou votre responsable du traitement peut accéder, pour son propre usage et celui de son organisation, à des données personnelles des participants liés à son organisation. Dans cette situation, Tixeo n’est pas en mesure de contrôler vos informations : nous ne contrôlons pas pourquoi ou comment vos informations sont utilisées, et vous devrez contacter votre administrateur ou votre responsable du traitement (par exemple, votre employeur et/ou la société qui vous donne accès aux Services) pour connaître vos droits et responsabilités en matière de protection des données. Toutes les questions concernant les politiques de votre organisation et les droits d'accès des utilisateurs administratifs doivent être adressées à votre organisation.

5. Combien de temps sont conservées vos données personnelles ?

Vos données personnelles sont conservées par Tixeo durant toute l’utilisation du service afin d’en assurer le bon fonctionnement ou pour l'exécution d'obligations légales nécessaires. Vos informations seront généralement supprimées dans les six ans suivant la fin de l’utilisation du service. La conservation de ces données personnelles a pour but de permettre une reprise rapide et optimale du service en cas de nouvelle utilisation. À tout moment, vous pouvez demander la suppression de vos informations personnelles par l’envoi d’un simple email à rgpd@tixeo.com. En demandant cette suppression vous renoncez également à l’utilisation du service. Si les services sont mis à votre disposition par une organisation (par exemple, votre employeur), nous supprimons vos informations selon les instructions de votre organisation

6. Où sont hébergées vos données personnelles ?

Les données personnelles que nous collectons et que nous traitons dans le cadre de la mise à disposition de nos services auprès de nos utilisateurs sont hébergées auprès de la société OVH dont les serveurs (datacenters) sont situés en France métropolitaine. Dans le cadre de l’utilisation du service, les données personnelles des utilisateurs ne sont jamais transférées vers un pays tiers.

OVH s’engage à se conformer aux obligations lui incombant en vertu des réglementations suscitées et, particulièrement, du RGPD. C’est notamment grâce à cet engagement de conformité que les clients d’OVH, dont Tixeo fait partie, sont également en mesure de respecter une partie de leurs obligations réglementaires.

7. Partageons-nous les données personnelles que nous collectons ?

En principe, nous ne vendons pas vos données personnelles et nous ne les partageons jamais avec des tiers, sauf si cela est mentionné dans la présente politique. Aucune donnée ou information n’est ainsi transmise à un tiers de quelle que manière que ce soit.

Cependant, dans certains cas, nous pouvons transmettre vos données personnelles à des tiers. Ces cas peuvent être : une réquisition prévue par la loi, une ordonnance du tribunal ou une décision rendue par une autorité publique compétente et à des fins de maintien de l’ordre. En outre, nous pouvons partager vos données personnelles avec les tiers suivants :

  • Tiers pour établir, faire valoir ou défendre les droits de Tixeo SARL
  • Tiers en cas de fusion, vente, joint-venture, affectation, transfert ou autre cession de tout ou partie des actifs de Tixeo SARL (y compris et sans restriction dans le cadre d’une procédure de faillite ou similaire)
  • Autres tiers soumis à votre consentement

Lorsque nous transmettons vos données personnelles à un tiers, nous prenons toutes les mesures raisonnables pour veiller à ce que ces tiers soient liés par des obligations de confidentialité s’agissant de la protection de vos données personnelles. La transmission est opérée conformément aux exigences légales, y compris par la passation d’accords de traitement des données avec les tiers concernés, afin de veiller à ce que les données personnelles soient uniquement traitées conformément à nos instructions, à la loi et aux réglementations en vigueur et pour l’utilisation spécifiée par nos soins, et pour appliquer les mesures de sécurité adéquates.

8. Comment assurons-nous la protection de vos données personnelles ?

Nous nous engageons à assurer la sécurité de vos données personnelles en prenant toutes les mesures techniques et organisationnelles pour les protéger contre tout accès, utilisation ou divulgation non autorisée et contre tout risque de perte, destruction ou altération.

Nous vous recommandons de prendre toutes les mesures nécessaires pour protéger vos données personnelles sur internet. Nous vous conseillons de changer régulièrement de mot de passe et d’utiliser des combinaisons de chiffres et de lettres suffisamment complexes pour éviter toute tentative de connexion frauduleuse.

9. Accès et contrôle de vos données personnelles : quels sont vos droits ?

Le RGPD garantit des droits spécifiques en ce qui concerne les informations et leur utilisation. Nous avons nommé un délégué à la protection des données pour traiter toutes les demandes concernant vos droits. Nous déclarons collecter des informations dans le cadre régulier des activités de notre entreprise pour permettre le traitement et l’exécution de votre commande ou contrat, afin de livrer nos produits et services.

Selon vos droits définis par le RGPD, vous pouvez :

  • Demander l’accès à vos informations et données personnelles. Vous pouvez également demander une copie de ces données personnelles
  • Demander de mettre à jour et modifier vos données personnelles pour en garantir l’exactitude
  • Demander la suppression ou l’effacement de vos informations et données personnelles
  • Vous opposer au traitement de vos informations et données personnelles
  • Demander l’arrêt du traitement de vos informations et données personnelles
  • Demander le transfert de vos informations et données personnelles, à vous ou à un tiers
  • Vous opposer au profilage ou aux décisions automatisées qui pourraient avoir un impact sur vous.
    Enfin :
  • Vous avez le droit d’introduire une réclamation concernant les pratiques de Tixeo à l’égard de vos données personnelles auprès de l’autorité de surveillance de votre pays ou d’un État membre de l’UE.

Il est possible que nous ne puissions pas répondre favorablement à l’une de ses demandes dans les cas suivants :

  • Impossibilité de prouver votre identité
  • Si cela nous empêche de respecter nos obligations règlementaires
  • En cas d’incidence sur d’autres enjeux juridiques
  • Si cela implique des coûts démesurés ou un effort trop important.

10. Cookies

Aucun cookie considéré comme entraînant des risques pour la vie privée des internautes et nécessitant une information et un consentement préalables de ces derniers n’a été installé sur les sites Web exploités dans le cadre de l’utilisation des service TixeoCloud et TixeoPrivateCloud.

11. Comment nous contacter ?

Si vous souhaitez obtenir davantage d’information concernant la protection de vos données personnelles ou nous faire part de vos commentaires relatifs à ce sujet, vous pouvez nous transmettre un message à : rgpd@tixeo.com

Vous avez également la possibilité de nous transmettre un courrier à :

TIXEO
Parc 2000
244 rue Claude François
34080 Montpellier FRANCE